Spurt og svarað um dagvinnu

Dagvinna - almennt

Stytting vinnutíma í dagvinnu verður útfærð á hverri stofnun fyrir sig. Útfærslan getur því verið með mismunandi hætti og ræðst af því hvað hentar stofnun og starfsmönnum best. Því er mikilvægt að skoða vandlega alla þætti starfseminnar, verklag og vinnuferla, og til að leiða þá vinnu verður skipaður sérstakur vinnutímahópur á hverri stofnun. Starfsmenn velja sína fulltrúa í hópinn en auk þess verður hann skipaður fulltrúum sem forstöðumaður velur. Vinnutímahópar munu hafa aðgang að fræðsluefni um hvernig best er að haga þessari vinnu auk upplýsinga um leiðir til að auka skilvirkni og framleiðni svo hægt verði að stytta viðveru starfsmanna. Vinnutímahópur á hverjum vinnustað boðar síðan til umbótasamtals þar sem starfsmenn og stjórnendur ræða sameiginlega hvaða vinnutímafyrirkomulag henti best. Í kjölfarið leggur vinnutímahópurinn fram tillögu sem starfsmenn greiða atkvæði um.

Gert er ráð fyrir að niðurstaða umbótasamtals og þar með skipulags vinnutíma á stofnun liggi fyrir 1. október 2020 og að nýtt fyrirkomulag taki gildi eigi síðar en 1. janúar 2021.

Starfsemi einstakra deilda/sviða innan sömu stofnunar getur verið ólík og því er ekki sjálfgefið að sama vinnutímafyrirkomulag henti öllum. Í einhverjum tilvikum gæti dagleg stytting vinnutíma hentað sumum deildum á meðan vikuleg stytting kæmi betur út á öðrum. Útfærslan getur því verið með mismunandi hætti en þó er ekki gert ráð fyrir því að hún verði einstaklingsbundin. Þá gæti niðurstaða umbótasamtalsins líka orðið sú að það fyrirkomulag sem þegar er í gildi henti best.

Eitt helsta markmiðið með betri vinnutíma er að auðvelda starfsfólki samþættingu vinnu og einkalífs. Aukin yfirvinna gengur í berhögg við það markmið. Laun starfsmanna eiga ekki að lækka við styttingu vinnutíma en að sama skapi er ein helsta forsenda styttingarinnar að hún verði ekki til þess að auka útgjöld ríkisins. Þess vegna er umbótasamtalið nauðsynlegt því styttingin þarf að fela í sér gagnkvæman ávinning fyrir stofnanir og starfsfólk.

Starfsfólk í hlutastarfi á rétt á styttri vinnutíma í sama hlutfalli og starfshlutfall þeirra er. Starfsmaður í 50% starfi sem vinnur á vinnustað þar sem samþykkt hefur verið að stytta vinnutímann um 13 mínútur á dag á rétt á 6,5 mínútna styttingu á dag.
Nei, ekki er gert ráð fyrir því í dagvinnunni, enda á breytingin ekki að leiða til kostnaðarauka fyrir stofnanir.
Nei, breytingar á skipulagi vinnutíma eiga hvorki að leiða til lækkunar eða hækkunar á launum starfsfólks. Hins vegar kann að vera að skoða þurfi samsetningu launa með hliðsjón af yfirvinnu 1 og 2 og öðrum launum. Styttri vinnuvika á ekki að leiða til aukinnar yfirvinnu, enda ekki gert ráð fyrir auknum launakostnaði stofnana.
Skoða þarf þennan hóp starfsmanna sem er með vinnufyrirkomulagið dagvinnumenn á vöktum sérstaklega í greiningarvinnunni við undirbúning innleiðingar á betri vinnutíma. Í grunninn eru dagvinnumenn á vöktum dagvinnumenn en niðurstaða greiningar á starfsemi kann að leiða til þess að þessir starfsmenn ættu fremur að vera skráðir vaktavinnumenn. Það fer m.a. eftir fjölda stunda sem unnar eru utan dagvinnumarka hjá hverjum og einum.

Áður en ráðist er í það verkefni að stytta vinnuvikuna þarf að skoða vinnulag og verkferla og greina vel þau verkefni sem starfmenn sinna. Mögulega þarf að breyta vinnufyrirkomulagi, auka t.d. rafræna þjónustu og taka upp tímastjórnun svo eitthvað sé nefnt, til að ná fram markmiði um gagnkvæman ávinning starfsmanna og stofnunar um styttingu vinnutíma. Umbótasamtalið sem vinnutímahópurinn á að hafa frumkvæði að er því forsenda fyrir styttingu vinnutíma og þá sérstaklega þar sem álag er mikið.

Starfsmenn geta ekki „frestað“ styttingu vinnutíma eða áunnið sér rétt til að taka hana út í annan tíma en vinnutímasamkomulag gerir ráð fyrir. Hafa þarf hugfast að stytting vinnuvikunnar á ekki að vera til að auka eða minnka önnur réttindi. Þannig hefur hún ekki áhrif á ávinnslu annarra réttinda svo sem orlof eða veikindi.Það skapast hvorki inneign né skuld vegna styttingar sem ekki er tekin samkvæmt vinnutímasamkomulagi.
Starfsmenn geta ekki „frestað“ styttingu vinnutíma eða áunnið sér rétt til að taka hana út í annan tíma en vinnutímasamkomulag gerir ráð fyrir. Hafa þarf hugfast að stytting vinnuvikunnar á ekki að vera til að auka eða minnka önnur réttindi. Þannig hefur hún ekki áhrif á ávinnslu annarra réttinda svo sem veikindi.Það skapast hvorki inneign né skuld vegna styttingar sem ekki er tekin samkvæmt vinnutímasamkomulagi.

Neysluhlé

Náist samkomulag á stofnun um hámarks styttingu vinnutíma, þ.e. um 4 klst. á viku, verður gr. 3.1 um matar- og kaffitíma óvirk. Þetta þýðir ekki að starfsmenn fái ekki að taka sér hlé til að ná sér í kaffibolla eða borða hádegismat en ekki er um formlegt hlé í skilningi kjarasamnings að ræða. Þar sem starfsmenn þurfa afleysingu til að komast frá þarf stofnun að tryggja skipuleg neysluhlé. Starfsmenn geta líka valið að hafa áfram forræði yfir hluta matar- og kaffitíma en þá verður stytting vinnutíma minni sem því nemur.

Á þeim vinnustöðum þar sem sveigjanleiki er mikill getur niðurstaða umbótasamtalsins verið sú að ekki verði ráðist í breytingar á vinnufyrirkomulagi. Leyfi til skreppa frá og sinna persónulegum erindum á vinnutíma þekkjast á mörgum vinnustöðum og ef við bætist leyfi til að sinna líkamsrækt er hæpið að virkur vinnutími á viku sé meira en 36 virkar vinnustundir sem jafngildir hámarks styttingu.

Margir vinnustaðir bjóða nú þegar upp á mikinn sveigjanleika og starfsfólk getur þannig sinnt fjölskyldu- og einkaerindum á vinnutíma enda er það oft eini tími dags sem hægt er að sinna ákveðnum erindum. Ræða þarf sérstaklega hvernig fari með „skrepp“ og hvort hægt sé að útrýma þeim með öllu á vinnutíma enda geti starfsfólk sinnt þeim í frítíma eftir að vinnutíminn hefur verið styttur. Ef einhverjar undantekningar eiga að vera frá því þarf að tiltaka hverjar þær eru.
Það þýðir að starfsmaðurinn getur ráðstafað þeim tíma að vild, farið úr húsi eða gert það sem honum sýnist á þeim tíma.

Samkvæmt kjarasamningi eiga dagvinnumenn rétt á 30 mínútna ólaunuðu matarhléi. Auk þess er kveðið á um tvo kaffitíma, 15 og 20 mínútur, og eru þeir launaðir. Ef starfsmenn myndu nýta ólaunað matarhlé og 35 mínútna kaffihlé væri vinnudagurinn 8 klukkustundir og 30 mínútur.

Til að stytta vinnudaginn hefur verið samið um að nýta kaffitímana sem matarhlé. Útfærslan er tvennskonar því á sumum stofnunum er matarhlé 30 mínútur en annars staðar 35 mínútur. Dagleg viðvera þar sem matarhlé er 30 mínútur er því 7 klst. og 55 mínútur en þar sem matarhlé er 35 mínútur er viðveran 8 klst.

Nánar tiltekið eru ákvæði kjarasamninga í kafla 3.1 um matar- og kaffitíma á dagvinnutímabili svohljóðandi:

3.1.1 Matartími, 30 mín., skal vera á tímabilinu kl. 11:30 - 13:30 og telst hann        eigi til vinnutíma.

3.1.2 Heimilt er að lengja, stytta eða fella niður matartíma með samkomulagi fyrirsvarsmanna stofnunar og einfalds meirihluta þeirra starfsmanna sem málið varðar.

3.1.3 Sé matartíma á dagvinnutímabili breytt skv. gr. 3.1.2, lýkur dagvinnutímabili þeim mun síðar eða fyrr. Séu matartímar lengdir skv. gr. 3.1.2 telst lengingin ekki til vinnutímans.

3.1.4 Á venjulegum vinnudegi skulu vera tveir kaffitímar, 15 mín. og 20 mín., og teljast þeir til vinnutíma.

3.1.5 Kaffitíma má lengja, stytta eða fella niður með sama hætti og matartíma.

Markmið betri vinnutíma er að stuðla að betra starfsumhverfi og vinnustaða­menningu. Mikilvægt er fyrir andlega og líkamlega líðan starfsmanna að taka reglubundið hlé frá störfum og því þurfa vinnustaðir að skipuleggja breytingar á vinnutíma með það í huga. Þannig að jú, það verða matarhlé. Þau verða þó ekki lengur á forræði starfsfólks til eigin ráðstöfunar og að jafnaði ekki á fyrirfram skilgreindum tíma heldur þegar færi gefst til. Í tilvikum þar sem starfsfólk er í bundinni viðveru og kemst ekki frá nema með því að fá afleysingu þarf að innleiða fyrirkomulag sem gerir ráð fyrir því svo það geti tekið hlé. Einnig er gott að hafa í huga að ákvæði 3.4 um fæði og mötuneyti verða óbreytt sem þýðir að starfsfólk á eftir sem áður að hafa aðgang að matstofu eftir því sem við verður komið eða fá greidda fæðispeninga. Þannig verður áfram gert ráð fyrir að starfsfólk geti matast á vinnutíma en það á ekki lengur 30-35 mínútur í hádegishlé til ráðstöfunar að vild. Í þessu sambandi er nauðsynlegt að ræða og ákveða viðmiðunartíma fyrir hádegismat og hafa hliðsjón af aðstæðum á hverjum vinnustað svo sem aðgengi að mötuneyti. Sömuleiðis er áfram gert ráð fyrir að starfsfólk geti fengið sér kaffibolla og aðra hressingu þó ekki sé um formlega kaffitíma að ræða.
Ákvæði 3.4 um fæði og mötuneyti verða óbreytt sem þýðir að starfsfólk á eftir sem áður að hafa aðgang að matstofu eftir því sem við verður komið eða fá greidda fæðispeninga.

Hvað er umbótasamtal og hverjir taka þátt í því?

Til að ná fram styttingu á vinnutíma þarf samhliða að skoða breytingar á vinnufyrirkomulagi, verklagi, samvinnu og tímastjórnun svo hægt verði að ná fram markmiðum um gagnkvæman ávinning starfsfólks og vinnustaðarins. Umbætur í starfsemi vinnustaða er forsenda þess að hægt verði að stytta vinnuvikuna. Hvernig á að sinna núverandi verkefnum á styttri vinnutíma? Lögð er áhersla á að verkefnið um betri og styttri vinnutíma sér samstarfsverkefni og mikilvægt að allt starfsfólk og stjórnendur leggi sitt af mörkum til þess að vel takist til. Ítarlegri upplýsingar um umbótasamtal á finna í þessu myndbandi og samtalspunkta má finna hér. Einnig eru meðfylgjandi góð ráð um hugarfar og nýsköpun í breytingum.

Já, allir starfsmenn sem eru aðilar að þeim stéttarfélögum sem hafa samið um fylgiskjal 1 í kjarasamningi sínum eiga rétt á því að taka þátt í verkefninu. Það er jafnframt mjög mikilvægt að þeir eigi allir kost á að taka þátt í samtalinu því það eykur líkur á því að vel takist til.
Þau stéttarfélög sem hafa ekki gert sérstakt samkomulag um útfærslu vinnutíma (fylgiskjal 1) eru eftirfarandi: Félag framhaldsskólakennara, Lyfjafræðingafélag Íslands, Leikarafélag Íslands, Starfsmannafélag Sinfóníuhljómsveitar Íslands, Sjómannafélag Íslands, Félag skipstjórnarmanna, Félag vélstjóra og málmtæknimanna, Matvís. Þá var ekki samið um vinnutímabreytingar hjá háskólakennurum, en starfsmenn í stjórnsýslu í þeim félögum (FH og FHA) sömdu um betri vinnutíma.

Árangurslaust samtal og/eða ákvörðun um lágmarks styttingu

Með árangurslausu samtali er átt við að vinnustaður annað hvort felli tillögu(r) vinnutímanefndar um breytt vinnufyrirkomulag eða að vinnutímanefnd kemst ekki að niðurstöðu um breytingar á vinnufyrirkomulagi til að bera undir atkvæðagreiðslu.
Í fylgiskjali 1 segir að náist ekki samkomulag um breytt skipulag vinnutíma styttist vinnutími starfsfólks sem nemur 13 mínútum á dag og hlé samkvæmt grein 3.1 í kjarasamningi gildi með sama hætti og áður. Í kjölfar tilkynningar um árangurslaust samtal mun KMR kalla saman innleiðingarhópinn sem hefur m.a. það hlutverk að aðstoða starfsfólk og stjórnendur stofnana við að ná fram gagnkvæmum ávinningi með breyttu skipulagi vinnutíma. 
Í kjarasamningum aðildarfélaga BHM er gert ráð fyrir að safna megi umsamdri vinnutímastyttingu til úttektar í heilum eða hálfum dögum með reglubundnum og skipulögðum hætti á þeim tímabilum sem henta rekstri stofnunar. Framangreint er ekki til að lengja sumarorlof. Í kjarasamningum aðildarfélaga BSRB og ASÍ er meiri áhersla á að taka út styttinguna jafnóðum, þ.e. daglega, vikulega eða innan mánaðarins.

Niðurstaða umbótasamtals og atkvæðagreiðsla

Í rafrænu eyðublaði fyrir niðurstöðu umbótasamtals og atkvæðagreiðslu kemur fram hvað þarf að koma fram í vinnutímasamkomulagi. Sérstaklega þarf að gera grein fyrir þeim umbótum sem stofnun hyggst ráðast í en einnig þarf að tilgreina útfærslu styttingar og hléa. 
Já, þeir starfsmenn sem samið hafa um fylgiskjal 1 eiga rétt á því að greiða atkvæði um breytt vinnufyrirkomulag.
Atkvæðagreiðslan fer fram á fundi og æskilegt að hún sé leynileg. Rafræn atkvæðagreiðsla er einnig mjög góður kostur.
A.m.k. helmingur starfsmanna þarf að taka þátt í atkvæðagreiðslunni en einfaldur meirihluti ræður úrslitum. Þegar tillögur eru margskiptar, t.d. eftir hópum starfsfólks, deildum eða sviðum, þarf meirihluti þeirra starfsmanna sem tillagan fjallar um að samþykkja hana.
Sú tillaga sem fær flest atkvæði í atkvæðagreiðslu telst samþykkt og þarf meirihluti þeirra starfsmanna sem tillagan varðar að taka þátt. Þegar litlu munar gæti það stuðlað að sátt um niðurstöðuna að endurtaka kosningu milli tveggja efstu tillagnanna.
Samþykkt tillaga vinnutímanefndar telst ígildi samkomulags þegar hlutaðeigandi fagráðuneyti hefur samþykkt hana. Það er því ekki gert samkomulag við hvern og einn starfsmann um breytingar á vinnutíma.
Nei, hér er það niðurstaða meirihlutans í atkvæðagreiðslu um tillögur vinnutímanefndar sem ræður.
Gert er ráð fyrir því að vinnutímastytting verði útfærð með samræmdum hætti fyrir vinnustaðinn í heild sinni. Mögulegt er þó að hafa mismunandi útfærslur innan sömu stofnunar, þá bundið við ákveðin svið, deildir eða starfsmannahópa, að því gefnu að starfsemi stofnunar leyfi slíkt fyrirkomulag. Mikilvægt er þó að hafa í huga að ekki er samið um útfærslur fyrir hvern starfsmann fyrir sig, þ.e. vinnutímabreytingar eru ekki einstaklingsbundnar.
Það er mögulegt og jafnvel æskilegt að gera samkomulag til styttri tíma í einu, t.d. til þriggja eða sex mánaða, eða ár að hámarki til að byrja með og meta í lok þess tíma hvernig til hafi tekist. Hér skiptir þó máli að þetta sé skýrt og öllum ljóst.

Vinnutímanefnd og hlutverk hennar

Já, nauðsynlegt er að fela ákveðnum aðilum að halda utan um verkefnið á hverjum vinnustað til þess að tryggja framgang verkefnisins.
Í vinnutímanefndinni sitja fulltrúar starfsfólks og stjórnenda. Mikilvægt er að nefndin endurspegli fjölbreytileika starfa á vinnustaðnum og einnig mismunandi aðstæður starfsfólks svo sem hvort viðvera þeirra sé bundin eða sveigjanleg. Tryggja þarf að fulltrúar frá ASÍ, BHM og BSRB eigi hvert sinn fulltrúa í nefndinni, að því gefnu að starfsmenn vinnustaðarins séu félagsmenn í aðildarfélögum þessara heildarsamtaka. Forstöðumaður ber ábyrgð á því að kalla eftir tilnefningum og tillögum um aðila til þess að sitja í vinnutímanefnd og hann boðar til fyrsta fundar nefndarinnar.
Hver vinnustaður ákveður hvað margir eigi að sitja í nefndinni en aðalatriðið er að nefndin endurspegli fjölbreytileika þeirra starfa sem eru á vinnustaðnum. Miðað er við að nefndirnar séu fámennar en eins og áður segir ákveður hver vinnustaður hvað hentar best, enda vinnustaðir ólíkir.
Hlutverk vinnutímanefndar er að leiða umræðuna um vinnutímabreytingar á hverjum vinnustað. Í því felst meðal annars að afla upplýsinga um og greina starfsemi stofnunarinnar. Í kjölfarið mótar hún umræðupunkta fyrir samráðsfundi með starfsfólki (umbótasamtalið), vinnur úr niðurstöðum funda og gerir að lokum tillögu(r) að breyttu skipulagi vinnutíma og skipulagi hléa.