Dagvinna - almennt
Nei, almennir frídagar sem falla á virkan dag hafa ekki áhrif á þá styttingu sem ákveðin hefur verið með vinnutímasamkomulagi hvers vinnustaðar. Falli almennur frídagur eins og t.d. sumardagurinn fyrsti, annar í jólum eða 17. júní á fyrirfram ákveðinn styttingardag fellur styttingin niður í það skiptið. Starfsmenn geta ekki „frestað“ styttingu vinnutíma eða áunnið sér rétt til að taka hana út í annan tíma en vinnutímasamkomulag gerir ráð fyrir. Það skapast hvorki inneign né skuld vegna styttingar sem ekki er tekin samkvæmt vinnutímasamkomulagi.
Starfsemi einstakra deilda/sviða innan sömu stofnunar getur verið ólík og því er ekki sjálfgefið að sama vinnutímafyrirkomulag henti öllum. Í einhverjum tilvikum gæti dagleg stytting vinnutíma hentað sumum deildum á meðan vikuleg stytting kæmi betur út á öðrum. Útfærslan getur því verið með mismunandi hætti en þó er ekki gert ráð fyrir því að hún verði einstaklingsbundin. Þá gæti niðurstaða umbótasamtalsins líka orðið sú að það fyrirkomulag sem þegar er í gildi henti best.
Stytting vinnutíma í dagvinnu verður útfærð á hverri stofnun fyrir sig. Útfærslan getur því verið með mismunandi hætti og ræðst af því hvað hentar stofnun og starfsmönnum best. Því er mikilvægt að skoða vandlega alla þætti starfseminnar, verklag og vinnuferla, og til að leiða þá vinnu verður skipaður sérstakur vinnutímahópur á hverri stofnun. Starfsmenn velja sína fulltrúa í hópinn en auk þess verður hann skipaður fulltrúum sem forstöðumaður velur. Vinnutímahópar munu hafa aðgang að fræðsluefni um hvernig best er að haga þessari vinnu auk upplýsinga um leiðir til að auka skilvirkni og framleiðni svo hægt verði að stytta viðveru starfsmanna. Vinnutímahópur á hverjum vinnustað boðar síðan til umbótasamtals þar sem starfsmenn og stjórnendur ræða sameiginlega hvaða vinnutímafyrirkomulag henti best. Í kjölfarið leggur vinnutímahópurinn fram tillögu sem starfsmenn greiða atkvæði um.
Áður en ráðist er í það verkefni að stytta vinnuvikuna þarf að skoða vinnulag og verkferla og greina vel þau verkefni sem starfmenn sinna. Mögulega þarf að breyta vinnufyrirkomulagi, auka t.d. rafræna þjónustu og taka upp tímastjórnun svo eitthvað sé nefnt, til að ná fram markmiði um gagnkvæman ávinning starfsmanna og stofnunar um styttingu vinnutíma. Umbótasamtalið sem vinnutímahópurinn á að hafa frumkvæði að er því forsenda fyrir styttingu vinnutíma og þá sérstaklega þar sem álag er mikið.
Eitt helsta markmiðið með betri vinnutíma er að auðvelda starfsfólki samþættingu vinnu og einkalífs. Aukin yfirvinna gengur í berhögg við það markmið. Laun starfsmanna eiga ekki að lækka við styttingu vinnutíma en að sama skapi er ein helsta forsenda styttingarinnar að hún verði ekki til þess að auka útgjöld ríkisins. Þess vegna er umbótasamtalið nauðsynlegt því styttingin þarf að fela í sér gagnkvæman ávinning fyrir stofnanir og starfsfólk.
Gert er ráð fyrir að niðurstaða umbótasamtals og þar með skipulags vinnutíma á stofnun liggi fyrir 1. október 2020 og að nýtt fyrirkomulag taki gildi eigi síðar en 1. janúar 2021.
Neysluhlé
Samkvæmt kjarasamningi eiga dagvinnumenn rétt á 30 mínútna ólaunuðu matarhléi. Auk þess er kveðið á um tvo kaffitíma, 15 og 20 mínútur, og eru þeir launaðir. Ef starfsmenn myndu nýta ólaunað matarhlé og 35 mínútna kaffihlé væri vinnudagurinn 8 klukkustundir og 30 mínútur.
Til að stytta vinnudaginn hefur verið samið um að nýta kaffitímana sem matarhlé. Útfærslan er tvennskonar því á sumum stofnunum er matarhlé 30 mínútur en annars staðar 35 mínútur. Dagleg viðvera þar sem matarhlé er 30 mínútur er því 7 klst. og 55 mínútur en þar sem matarhlé er 35 mínútur er viðveran 8 klst.
Nánar tiltekið eru ákvæði kjarasamninga í kafla 3.1 um matar- og kaffitíma á dagvinnutímabili svohljóðandi:
3.1.1 Matartími, 30 mín., skal vera á tímabilinu kl. 11:30 - 13:30 og telst hann eigi til vinnutíma.
3.1.2 Heimilt er að lengja, stytta eða fella niður matartíma með samkomulagi fyrirsvarsmanna stofnunar og einfalds meirihluta þeirra starfsmanna sem málið varðar.
3.1.3 Sé matartíma á dagvinnutímabili breytt skv. gr. 3.1.2, lýkur dagvinnutímabili þeim mun síðar eða fyrr. Séu matartímar lengdir skv. gr. 3.1.2 telst lengingin ekki til vinnutímans.
3.1.4 Á venjulegum vinnudegi skulu vera tveir kaffitímar, 15 mín. og 20 mín., og teljast þeir til vinnutíma.
3.1.5 Kaffitíma má lengja, stytta eða fella niður með sama hætti og matartíma.
Náist samkomulag á stofnun um hámarks styttingu vinnutíma, þ.e. um 4 klst. á viku, verður gr. 3.1 um matar- og kaffitíma óvirk. Þetta þýðir ekki að starfsmenn fái ekki að taka sér hlé til að ná sér í kaffibolla eða borða hádegismat en ekki er um formlegt hlé í skilningi kjarasamnings að ræða. Þar sem starfsmenn þurfa afleysingu til að komast frá þarf stofnun að tryggja skipuleg neysluhlé. Starfsmenn geta líka valið að hafa áfram forræði yfir hluta matar- og kaffitíma en þá verður stytting vinnutíma minni sem því nemur.
Á þeim vinnustöðum þar sem sveigjanleiki er mikill getur niðurstaða umbótasamtalsins verið sú að ekki verði ráðist í breytingar á vinnufyrirkomulagi. Leyfi til skreppa frá og sinna persónulegum erindum á vinnutíma þekkjast á mörgum vinnustöðum og ef við bætist leyfi til að sinna líkamsrækt er hæpið að virkur vinnutími á viku sé meira en 36 virkar vinnustundir sem jafngildir hámarks styttingu.
Hvað er umbótasamtal og hverjir taka þátt í því?
Til að ná fram styttingu á vinnutíma þarf samhliða að skoða breytingar á vinnufyrirkomulagi, verklagi, samvinnu og tímastjórnun svo hægt verði að ná fram markmiðum um gagnkvæman ávinning starfsfólks og vinnustaðarins. Umbætur í starfsemi vinnustaða er forsenda þess að hægt verði að stytta vinnuvikuna. Hvernig á að sinna núverandi verkefnum á styttri vinnutíma? Lögð er áhersla á að verkefnið um betri og styttri vinnutíma sér samstarfsverkefni og mikilvægt að allt starfsfólk og stjórnendur leggi sitt af mörkum til þess að vel takist til. Ítarlegri upplýsingar um umbótasamtal á finna í þessu myndbandi og samtalspunkta má finna hér. Einnig eru meðfylgjandi góð ráð um hugarfar og nýsköpun í breytingum.