Vaktavinna

Ferli innleiðingar

1. skref - Upphafsfundur

Forstöðumaður stofnunar fundar með stjórnendum.

Tími: 20. september til 10. október

Forstöðumaður vinnustaðar ber ábyrgð á að upplýsa stjórnendur um betri vinnutíma í vaktavinnu og hvar finna má efni til að aðstoða við innleiðingu. Verkefnastjórn stýrihóps ásamt innleiðingarhópi hjá hverjum launagreiðanda útbýr fræðsluefni og boðar til námskeiða fyrir starfsfólk og stjórnendur. Æskilegt er að upphafsfundur eigi sér stað á tímabilinu 20. september til 10. október 2020.

2. skref - Upplýsingaöflun og greining

Stjórnendur gera greiningar á starfsemi og sækja fræðslu í umbótasamtölum. 

Starfsfólk í vaktavinnu kynnir sér verkefnið á betrivinnutimi.is.

Tími: 1. október til 1. nóvember

Markmið greiningarvinnunnar er að draga fram upplýsingar um mönnunarforsendur, skipulag vakta og greina þarfir starfseminnar. Hafa þarf í huga lykilmælikvarða verkefnisins við greiningarvinnuna.

Mikilvægt að stjórnendur og starfsfólk kynni sér fræðsluefni og að stjórnendur sæki námskeið. Á einstaka vinnustöðum hefur vinnuvikan nú þegar verið stytt og mikilvægt er að tekið sé tillit til þess í greiningavinnunni. Sú stytting sem samið var um í kjarasamningum er ekki ætluð til viðbótar fyrri styttingu, heldur þarf að finna lausn sem miðar að því að aðlaga vaktakerfi að þeim breytingum sem samið var um. 

Dæmi um greiningar: 

  • Greining á öllum tegundum vakta, s.s. almennum vöktum, bakvöktum, bundnum vöktum og yfirvinnuvöktum. 
  • Greining á þjónustu og starfsemistölum og helstu álagspunktum.
  • Greining á eðli starfa og hæfni og færni starfsmannahópsins.
  • Greina sóknarfæri í vinnufyrirkomulagi, verklagi, samvinnu og tímastjórnun, t.d.
    - Hvaða breytingar þarf að gera á vinnufyrirkomulagi og samsetningu vakta til að ná fram markmiðum?
    - Hvernig má nýta vinnutímann betur?
    - Hvernig er hægt að einfalda vinnulag með hjálp tækninýjunga eða skýrara verklags?
    - Hvers kyns sveigjanleika þarf samhliða styttri vinnuviku?

3. skref - Umbótasamtal  

Umbótasamtal á hverjum vinnustað.

Tím: 10. október til 15. nóvember 

Stjórnandi ber ábyrgð á því að halda fund og framkvæma umbótasamtal. Markmið með umbótasamtali er að greina með starfsfólki breytingar sem þarf að fara í til að forsendur breytinganna um betri vinnutíma í vaktavinnu nái fram að ganga. Í umbótasamtali er mikilvægt að hafa gögn sem sýna þarfir starfseminnar og þeirrar þjónustu sem veitt er. Einnig er mikilvægt að fá fram sýn starfsmanna á þær breytingar sem þarf að gera. 

Dæmi um mikilvægar spurningar sem fyrir samtal starfsfólks og stjórnenda varðandi verklag og vinnufyrirkomulag til undirbúnings styttingu vinnuvikunnar í vaktavinnu.

Vaktaskipulag og mönnun

  • Hvernig er núverandi vaktaskipulag og hvernig samræmist það þörfum   starfseminnar?
  • Hvaða tími/klukkustund á sólahring er rólegri en önnur? 
  • Hvar eru tækifæri á að hafa mönnun ólíka eftir dögum eða tímabilum?
  • Hvernig er mönnun uppfyllt á útgefnum vaktaskýrslum?
  • Hvernig er jafnræði í dreifingu vakta milli starfsfólks?
  • Hvaða tækifæri eru til að auka sveigjanleika vakta?
  • Hvar liggja tækifæri til að hafa vaktir mislangar?
  • Hvernig er hæfni starfsfólks tryggð?

Starfsemi og starfsumhverfi

  • Hvaða tækifæri eru í dreifingu verkefna? 
  • Hvernig er samvinna milli starfsfólks, sviða og deilda?
  • Hvernig er þjálfun til starfa háttað og hvaða tækifæri eru til staðar í  þjálfunarferlum?
  • Hvernig er upplýsingaflæði?
  • Hvernig er næði á vinnustað?
  • Hvernig er starfsandinn?
  • Hverjar eru áherslur og með hvaða hætti er forgangsröðun gerð skýr?
  • Hvernig er starfsfólki tryggð einbeiting þegar þörf er á slíku?

Verklag og ábyrgð

  • Hvernig er ábyrgðasvið skilgreint?
  • Hversu skýrar eru starfslýsingar allra starfsmanna?
  • Hver hefur heimild til ákvarðana?
  • Hver ber ábyrgð á ákvörðunum á vöktum þegar stjórnandi er ekki til staðar?
  • Hvernig er jafnræði á dreifingu verkefna tryggt?

Sóun í nærumhverfi

  • Hvernig er hægt að nýta tímann betur með markvissari námskeiðum eða fræðslu? 
  • Hvernig er hægt að vinna verkefni betur til að fyrirbyggja að vinna þurfi þau aftur?
  • Hvernig er hægt að draga úr endurtekningum frá verkferlum eða vinnulagi?
  • Hvernig er hægt að vinna sér í haginn fyrir árstíðabundnar sveiflur?
  • Hvernig er verið að skrá nauðsynlegar eða gagnlegar upplýsingar?
  • Hvaða upplýsingar er verið að skrá inn oftar en einu sinni?
  • Hvaða upplýsingar eru skráðar inn í mismunandi kerfi?
  • Hvernig er hægt að minnka ferðatíma, flutning eða tilfærslu starfsfólks eða aðfanga milli staða?
  • Hvernig má nýta fjarfundabúnað betur?
  • Hvernig er hægt að bæta tímastjórnun?
  • Hvernig eru upplýsingar uppfærðar og gerðar aðgengilegar?
  • Hvernig tala upplýsingakerfin saman?
  • Hvernig er gögnum safnað og þau vistuð? 
  • Hvaða gögnum er óþarfi að safna eða vista?
  • Hvernig er hægt að stytta tíma við leit að gögnum?

4. skref - Starfsfólki boðið að hækka starfshlutfall

Starfsfólki í hlutastarfi boðin hækkun á starfshlutfalli.

Tími: 1. nóvember 2020 til 14. janúar 2021

Gert er ráð fyrir að starfsfólk í hlutastarfi auki við sig starfshlutfall sem nemur styttingu vinnuvikunnar. Um er að ræða um það bil 10-12% hækkun að jafnaði. Stjórnendum ber að bjóða starfsfólki í hlutastarfi starfshlutfallshækkun sem nemur styttingunni á tíma innleiðingar. Svör starfsfólks skulu liggja fyrir eigi síðar en fyrir 15. janúar 2021. Starfshlutfallshækkun kemur til framkvæmdar frá og með gildistíma breytinganna, 1. maí 2021.

5. skref - Mat á mönnunarforsendum

Tími: 1. nóvember 2020 til 14. janúar 2021

Í aðdraganda betri vinnutíma í vaktavinnu hefur starfsfólk í hlutastarfi rétt á að auka við sig starfshlutfall sem nemur styttingu vinnuviku eins og áður hefur verið nefnt. Þegar ljóst er hversu stór hluti starfsfólks hyggst nýta sér að hækka starfshlutfall þarf stjórnandi að leggja mat á mönnunarforsendur á sinni stofnun/vinnustað. Ef niðurstöður matsins eru þær að kostnaður vegna yfirvinnu lækkar og að mönnunargat verði mannað teljast mönnunarforsendur standast. Ef hins vegar starfsfólk í hlutastarfi hyggst ekki hækka starfshlutfall sitt og fyrirsjáanlegt er að kostnaður vegna yfirvinnu muni standa í stað eða hækka teljast mönnunarforsendur ekki standast.

6a. skref - Mönnunarforsendur standast

Mönnunarforsendur teljast standast þegar starfsfólk hefur fengið tækifæri til að hækka starfshlutfall sitt frá og með 1. maí 2021 og áætlun er um að kostnaður vegna yfirvinnu lækki og mönnunargat er mannað.

Tími: 1. nóvember 2020 til 14. janúar 2021

Eitt af markmiðum með betri vinnutíma í vaktavinnu er að starfsfólk í hlutastarfi hækki við sig starfshlutfall sem nemur styttingu vinnuviku á innleiðingartíma. Þegar mönnunargati hefur verið mætt, hvort heldur sem er með auknu starfshlutfalli starfsfólks í hlutastarfi, nýráðningum eða umbótum og áætlað er að yfirvinna lækki teljast mönnunarforsendur standast.

7a. skref - Vaktaskýrslur útbúnar

Þegar mönnunarforsendur standast og kostnaðarmat liggur fyrir og er innan áætlunar eru vaktaskýrslur, sem taka mið af betri vinnutíma í vaktavinnu, útbúnar frá 1. maí 2021.

Tími: 10. febrúar til 10. mars 2021

Þegar fyrirséð er að markmið breytinganna nái fram að ganga þarf að gera vaktaskýrslu. Vaktaskýrsluna þarf að birta sem uppkast eigi síðar en 6 vikum fyrir 1. maí 2021. Mikilvægt er að vaktasmiðir hafi allir farið í gegnum námskeið sem lúta að breytingum á vinnutíma og þjálfun í því hvernig gæta á að starfsemi stofnunar/skipulagseiningar sé höfð að leiðarljósi og að jafnræðis sé gætt milli starfsmanna.

8a. skref - Vaktaskýrsla birt

Vaktaskýrsla samþykkt. 

Tími: Fyrir 2. apríl 2021

Vaktaskýrslu skal samþykkja og gefa út eigi síðar en 2. apríl 2021 eða fjórum vikum fyrir upphaf gildistíma breytinganna.

9a. skref - Vinnutímabreytingar taka gildi

Vinnutímabreytingar - Betri vinnutími í vaktavinnu tekur gildi 1. maí 2021

Mikilvægt er fyrir stjórnendur að fylgjast með umbótatækifærum sem gefast samhliða Betri vinnutíma í vaktavinnu og endurskoða með reglubundnum hætti samsetningu vakta í samræmi við þarfir starfseminnar.

6b. skref - Mönnunarforsendur standast ekki

Mönnunarforsendur eru ekki í samræmi við þörf og kostnaðaráætlun.

Ef starfsfólk í hlutastarfi hækkar ekki við sig starfshlutfall og fyrirsjáanlegt er að kostnaður vegna yfirvinnu muni standa í stað eða hækka og/eða að mönnunargati verði ekki mætt með viðbótarmannskap til að tryggja öryggi og gæði þjónustu teljast mönnunarforsendur ekki standast. Í slíkum tilfellum er stjórnanda ráðlagt að ráðfæra sig við innleiðingarhóp síns launagreiðanda eða verkefnastjórn stýrihóps. Ef ekki finnast lausnir þarf stjórnandi/forstöðumaður að vísa málinu til stýrihóps til umfjöllunar.

7b. skref - Stýrihópur tekur málið til umfjöllunar

Stýrihópur tekur mál til umfjöllunar ef ljóst er, eftir að stjórnandi hefur ráðfært sig við innleiðingarhóp og/eða verkefnastjórn stýrihóps, að markmið breytinganna um betri vinnutíma í vaktavinnu nái ekki fram að ganga.

8b. skref - Stýrihópur leggur til breytingar

Stýrihópur leggur til breytingar eftir þörfum. Þær breytingar geta verið sértækar og tímabundnar, sértækar eða tímabundnar eða niðurstaðan getur verið sú að vinnutímabreytingar fyrir tiltekinn hóp eða hópa þurfi lengri tíma. Breytingar sem lagðar eru til af stýrihópi þarf að endurskoða samanber skref 5. Ákvarðanir varðandi breytingar skal taka eigi síðar en 1. febrúar 2021.